Integritetspolicy

Work System värnar om din personliga integritet och att du ska känna dig trygg med att anförtro oss med dina uppgifter. Work System strävar därför alltid efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt och följa alla gällande lagar och regler. Öppenhet är viktigt för oss på Work System och därför vill vi att du ska förstå hur dina personuppgifter kommer att behandlas.

I den här integritetspolicyn som gäller för alla Work Systems kunder i Sverige förklarar vi hur dina personuppgifter används i samband med att du begär offert eller köper våra varor och/eller tjänster, besöker anläggning/hemsida eller vid annan kontakt med oss.

Work System arbetar kontinuerligt med integritetsfrågor och denna policy kan därför komma att uppdateras. Du hittar alltid den senaste versionen av integritetspolicyn här.

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor eller synpunkter.

Work System Sweden AB, org. nr. 556782-6713, med adress Industrivägen 11B, 561 61 Tenhult är personuppgiftsansvarig för användningen av dina personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy och som sker under varumärket Work System.

Om du lämnar personuppgifter direkt till någon av Work Systems samarbetspartners såsom ProPartner är de självständigt personuppgiftsansvariga.

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på om du handlar som privatperson eller företag. Även företagsformen kan ha betydelse och representerar du till exempel en enskild firma kan företagsuppgifter bli detsamma som personuppgifter.

I samband med att du besöker https://www.worksystem.se, begär offert eller köper våra produkter och/eller tjänster eller vid annan kontakt godkänner du att vi inhämtar information om dig och/eller det företag du representerar. Denna information kan innefatta:

• Personuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, telefonnummer, personnummer, adress, postnummer, ort, registreringsnummer, kundnummer, geolokalisering

• Företagsuppgifter: Organisationsnummer, företagsnamn, adress, postnummer, ort, registreringsnummer, kundnummer, branschtillhörighet, faktureringsinformation såsom fakturaadress och referensperson

• Finansiella uppgifter: Betalningsuppgifter och i förekommande fall uppgifter om företaget/privatkunds betalningshistorik och kreditvärdighet. Kreditbedömningen görs av Work System med uppgifter från Creditsafe.

• Interaktionsdata: Uppgifter relaterade till användarinteraktion såsom: teknisk data, cookiedata, IP-adress, enhetsinformation och användarhistorik.

När du lämnar personuppgifter till oss på Work System används dessa ändamålsenligt och med rättslig grund enligt följande:

• Hantering och administration av ditt köp

Vid köp av våra produkter/tjänster behandlar vi dina uppgifter för att uppfylla och administrera affärsrelationen med dig enligt avtal. Vi behandlar även uppgifter för att ta betalt, hantera fakturor, avhjälpa fel och hantera andra incidenter samt för eventuella anspråk på ångerrätt, reklamation, krav eller garanti. Detta kan också innefatta uppföljande frågor och enkäter om hur du upplevt våra produkter och/eller tjänster. Uppgifterna kan också behandlas för att uppfylla våra skyldigheter enligt gällande lagstiftning såsom konsumentlagstiftning och den lagliga grund som utgörs av vårt köpeavtal med dig.

Laglig grund: Fullgörande av avtal och rättsliga förpliktelser

• För att kunna administrera offerter

Om du begär en offert från oss används dina personuppgifter i syfte att administrera, följa upp och vidta åtgärder på offerten innan eventuellt avtal ingås.

Laglig grund: Berättigat intresse och samtycke

 

• Annan kommunikation om produkter/tjänster

Vi behandlar även uppgifter i samband med annan kontakt med dig. Det kan till exempel handla om produktfrågor, chattar med kundtjänst och telefonsamtal. Det kan också handla om servicetjänster relaterade till ditt köp exempelvis påminnelser såsom utskick inför bokat verkstadsbesök.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal/åtagande och berättigat intresse

• Marknadsföring, event och tävlingar

Vi behandlar olika typer av uppgifter för att kunna kommunicera med dig som kund genom exempelvis marknadsföring. Marknadsföringen kan ske via till exempel brev, telefon, sms, e-post och sociala medier. Det kan även handla om administration av tävlingar och events. I dessa syften kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov.

Rättslig grund: Berättigat intresse och samtycke

• För att utvärdera och utveckla de köp- och tjänsteerbjudande och tekniska system som tillhandahålls av oss

Uppgifter kan komma att användas i syfte att förbättra användarupplevelsen och utvärdera våra produkter/tjänster. Utifrån dessa uppgifter kan vi också komma att sammanställa statistik och analyser.

Laglig grund: Berättigat intresse och samtycke (till exempel cookies)

• För att kunna förhindra missbruk

Vi behandlar uppgifter i syfte att tillgodose säkerheten för alla våra tjänster/produkter och för att upptäcka eller förhindra olika typer av olovlig användning och användande som strider mot våra villkor. Uppgifterna kan även komma att användas för att förhindra exempelvis missbruk eller bedrägerier.

Laglig grund: Fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse

 

• För att efterleva lagar

Vi behandlar uppgifter i syfte att kunna fullgöra våra lagstadgade skatt- och bokföringsskyldigheter och/eller efterlevnad av andra typer av rättsliga förpliktelser.

Laglig grund: Rättsliga förpliktelser

• För att kunna genomföra rekryteringsprocesser

De personuppgifter du lämnar till oss i din jobbansökan behandlas i syfte att kunna administrera din ansökan och kontakta dig under rekryteringsprocess. Det kan till exempel handla om namn, kontaktuppgifter, personnummer och information kopplad till anställningshistorik, färdigheter, kvalifikationer och/eller annan information i ditt följebrev/CV.

Laglig grund: Berättigat intresse och samtycke

Work System delar endast dina personuppgifter när detta är ett lagkrav eller i övrigt förenligt med rådande lagar. Inga personuppgifter säljs vidare till tredje part.

För att kunna utföra våra åtagande gentemot dig som kund kan vi komma att använda oss av leverantörer eller underleverantörer. I dessa fall är företaget/myndigheten antingen självständigt personuppgiftsansvarig eller har ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättats för att säkerställa att det finns säkerhetsåtgärder på plats för att skydda dina uppgifter. Företag som hjälper oss i dessa fall kan vara speditions-/logistikföretag, kreditinstitut, marknadsföringsleverantörer eller myndigheter.

Work System minimerar överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES och om detta sker ställs krav på att informationen hanteras på samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

 

Work System behandlar personuppgifter för att kunna ge bästa möjliga service och fullgöra våra åtagande i förhållande till dig som kund. Lagringstiden varierar för olika typer av personuppgifter och styrs av till exempel verksamhetens behov av uppgifterna samt rättsliga och avtalsmässiga krav. Work System kan på förekommen anledning komma att lagra personuppgifter ytterligare tid i specifika fall, till exempel för att lösa eventuella reklamationer/tvister eller på annat sätt uppfylla våra rättsliga skyldigheter. Våra rutiner ska tillse att lagringstid och onödiga uppgifter minimeras i så stor utsträckning som möjligt.

• Köp-, order- och användarhistorik kommer i den utsträckning uppgifterna inte anonymiserats att lagras under 10 år.

• Uppgifter som relaterar till kundtjänstärenden sparas antingen tills dess att ärendet avslutats eller raderas efter 8 år.

• Om du inte är kund hos Work System men besöker till exempel vår hemsida eller liknande kommer Work System att inhämta samtycke från dig innan vi gör någon registrering. Den information som samlas in från dig sparar Work System så länge den är relevant eller högst i 5 år.

Work System vidtar de legala, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att se till att dina personuppgifter inte manipuleras, går förlorade eller att obehöriga får tillgång till dem. Hos oss hanteras informationen endast av de som behöver den för sina arbetsuppgifter. Våra säkerhetsrutiner uppdateras och justeras fortlöpande för att följa den tekniska utvecklingen.

 

Vi vill vara öppna och transparenta och du har när som helst rätt att begära ett registerutdrag på de personuppgifter som finns lagrade om dig. Om vi mottar en tillgångsbegäran kan vi komma att kräva ytterligare uppgifter av dig för att säkerställa att informationen lämnas ut till rätt person.

Utöver ett utdrag på dina personuppgifter har du rätt till följande enligt lag:

• Begära rättning, begränsning eller invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Till exempel om uppgifterna som samlats in är felaktiga, återkallelse av ett lämnat samtycke eller tacka nej till olika typer av marknadsföring.

• Begära radering av dina uppgifter i den utsträckning det överensstämmer med tillämplig lag och de avtal som ingåtts med dig.

Work System kommer alltid göra sitt yttersta för att tillmötesgå din begäran, men i vissa fall kan till exempel uppgifter inte raderas med hänsyn till uppfyllande av gällande lagstiftning.

Om du anser att vi har hanterat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du alltid vända dig till oss på Work System.

Skulle du ha klagomål avseende behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se) som svarar för tillsyn enligt dataskyddslagstiftning.

Vårt mål är alltid att ge dig tydlig och korrekt information kring vår behandling av dina personuppgifter. Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor eller begäran om att utöva dina rättigheter. Du når vår kundtjänst på info@worksystem.se eller via telefon: 010 – 333 35 44.